تواجه المؤسسات مجموعة من التحديات الخاصة بأداء وتسليم المشاريع، مثل عدم الالتزام بالتنفيذ وفق المواعيد والميزانيات المحددة، مما يؤثر على مخرجات المشاريع، وما يتبع ذلك من الإضرار بسمعة المؤسسة والتسبب في حالة من عدم الرضا بين العملاء.
وانطلاقا من محاولات التصدي لهذه التحديات، ظهرت فكرة مكاتب إدارة المشاريع (PMOs)، وبمرور الوقت ومع تزايد نجاحاتها، أصبحت عنصرا رئيسا من عناصر نجاح أي مؤسسة.
ووفقا لمعهد إدارة المشاريع PMI، فإن مكتب إدارة المشروع (PMO) هو هيكل أو كيان إداري يوجد في المؤسسة بغرض توحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع، ومهمته هي تسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات وتحسين أداء ومخرجات المشاريع وتمكين أصحاب المشاريع من تحقيق أهداف المشروع.
يضمن وجود مكاتب إدارة المشاريع تحقيق مجموعة كبيرة من الفوائد والمزايا، مثل توفير منهج موحد لإدارة المشاريع والالتزام به، مما يحسن أداء تسليم المشاريع في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية المتفق عليها. كما تضمن مكاتب إدارة المشاريع موائمة المشاريع مع استراتيجية المؤسسة، وتُحسّن المكاتب من قدرة الإدارة على توقع التكلفة والفوائد الحقيقية لكل مشروع، بالإضافة إلى تطوير القدرة على ترتيب الاستثمار بالمشاريع حسب الأولوية، بما يضمن تسليم المشاريع التي يتوقع لها قيمة أكبر أولاً.
أنواع مكاتب إدارة المشاريع
تصنف الأدلة الخاصة بإدارة المشاريع، مكاتب إدارة المشاريع إلى أنواع من حيث طبيعة أدوارها ودرجة تحكمها.
يعرف النوع الأول من مكاتب إدارة المشاريع بالمكاتب الداعمة (Supportive)، ويمارس هذا النوع درجة تحكم منخفضة، مقتصرة على الأدوار الاستشارية للمشاريع. توفر هذه المكاتب الدعم لمدراء المشاريع بتقديم أفضل الممارسات والسياسات والاجراءات والمنهجيات والنماذج والدروس المستفادة من مشاريع سابقة.
النوع الثاني من مكاتب إدارة المشاريع هو المكاتب المتحكمة (Controlling) وتتمتع بدرجة تحكم أكبر من سابقتها، وتساعد مدراء المشاريع عبر تقديم الأنظمة التقنية والأدلة وتدريب الكوادر وتأهيلها. تتطلب المكاتب المتحكمة التزام المشاريع بأطر ومنهجيات محددة لإدارة المشاريع، واستخدام قوالب وأشكال وأدوات معينة، مع الالتزام بأطر الحوكمة.
فيما يعرف النوع الثالث بالمكاتب المُوجِّهة (Directive) وتمتاز هذه المكاتب بدرجة مرتفعة من التحكم، تتمثل في الإدارة المباشرة للمشاريع وتنفيذها وتعيين مدراء المشاريع لها، مع التزام تقديم المدراء للتقارير إلى المكتب.
تحسين أداء تسليم المشاريع
تضمن مكاتب إدارة المشاريع للمؤسسات توفير أكثر من معيار بشكل يساهم في تحقيق استراتيجية المؤسسة وتحسين أداء تسليم المشاريع.
ووفقا لدليل (Portfolio, Programme and Project Offices) فإن دعم التسليم هو ثاني المجالات الوظيفية لمكاتب إدارة المشاريع.
وقد أجريت إحدى الدراسات على 450 مؤسسة، فوجدت أن 303 مؤسسة لديها مكاتب إدارة مشاريع (PMOs) أي ما نسبته %67، غير أن أهم ما في الدراسة هو ما كشفته من إنجازات في المؤسسات التي لديها مكاتب إدارة مشاريع. وأشارت الدراسة بأن 50% من هذه المؤسسات تحسن أداءها في تسليم المشاريع.
وفي المؤسسات التي تجاوز عمر مكتب إدارة مشاريع بها أكثر من 4 سنين وصلت نسبة نجاح المشاريع بها إلى %65، في حين وصلت النسبة إلى %37 في تلك التي لديها مكتب إدارة مشاريع عمره أقل من سنة.
قمة مكاتب إدارة المشاريع
تعزز مكاتب إدارة المشاريع قدرة المؤسسة على التنفيذ والتسليم وتحقيق أهداف المشاريع. وتزايد الاهتمام بدور مكاتب إدارة المشاريع في المملكة العربية السعودية مؤخرا، مع الوجود القوي لمعهد إدارة المشاريع فرع المملكة العربية السعودية.
وينظم المعهد قمة إدارة المشاريع (PMO Summit)، وهي تجمع سنوي من المقرر عقده في 3 نوفمبر 2022 بفندق فيرمونت في الرياض، تزامنا مع الاحتفاء باليوم العالمي لإدارة المشاريع 2022.
تضم القمة هذا العام متحدثين متميزين رفيعي المستوى، والذين سيزودون ضيوف ورواد الحدث بمعرفة ثاقبة حول التقدم الواسع والمتسارع لقضايا إدارة المشاريع بتحدياتها وأفضل الممارسات لنجاحها وضمان جودة مخرجاتها، بالإضافة إلى مناقشة التقنيات والمنهجيات المتقدمة المتعلقة بإنجازات ومزايا رؤية المملكة 2030.
وتهدف القمة إلى تمكين المؤسسات السعودية من تحقيق أهدافها من خلال التوحيد القياسي والاستخدام المنهجي لسياسات وعمليات إدارة المشاريع المرنة، بالإضافة إلى دعم الشركات السعودية تحسين معدلات النجاح وتقليل معدلات فشل المشاريع من خلال تجنب الاضطرابات.
وتستضيف قمة PMO حفل توزيع جوائز معهد إدارة المشاريع للمؤسسات التي صاحبت إنجازات المشاريع الكبيرة والمعقدة، والتي تقدم أفضل أداء لممارسات إدارة المشاريع، ونتائج تنظيمية ممتازة، وتأثير إيجابي هائل. تهدف الجوائز إلى تكريم المنظمات التي يساهم شغفها وخبرتها بأكبر قدرمن تطوير وتقدم قطاع إدارة المشاريع والمهن ذات العلاقة.
